Okul yönetim sistemleri, okulun planlama, organizasyon ve akışını sağlayan, okul içi ve dışı iletişimi kesintisiz olarak sağlaması beklenen önemli bir araçtır. Bu nedenle iyi bir okul yönetim sistemi belli başlı özellikleri kesinlikle taşımalıdır. Bu özellikler hem okulun işleyişini düzenlemeli hem de idarî kadronun iş yükünü hafifletmelidir.
Okul Yönetim Sistemi Nedir?
Okul yönetim sistemi, okul içi her türlü düzenlemeyi yapabilmelidir. Okulun sorunsuzca idare edilmesini, sınavların ve derslerin akışını sağlamalıdır. Ayrıca iyi bir okul yönetim sistemi, okul içi iletişimde kesinti yaşatmamalıdır.
Ders giriş - çıkış bilgileri, ders programı oluşturma, sınav takvimi, sınav planlama (kelebek), nöbetçi öğretmen takvimi oluşturma gibi özelliklerin olduğu okul yönetim sistemi, idarî kadronun okulla ilgili tüm ihtiyaçlarını karşılayacak nitelikte olmalıdır.
Okul yönetim sistemleri, tasarruf ettirdiği taktirde işlevseldir; en önemlisi ise zamandan ve iş gücünden iktisat sağlamaktır. Yönetim panelleri bu tasarrufu sağladığı taktirde kullanılması mümkündür.
Okul Yönetim Sisteminde Olması Gereken Özellikler Nelerdir?
İyi bir okul yönetim sistemi, okul yönetimini kolaylaştıran, kullanımı kolay olan bir programdan meydana gelmelidir. Ayrıca iletişim ağı kuvvetli olmalı, kesintiye uğramamalıdır. Mutlaka zamandan, kağıttan, iş gücünden tasarruf ettirmelidir. Diğer özellikler ise şu şekilde sıralanabilir:
- Kullanımı kolay olmalı
- Ara yüz basit ve net bir şekilde dizayn edilmeli.
- Teknik bakımdan kusursuz olmalı.
- Arıza durumunda muhataba hemen ulaşılmalı.
- Bilgi ağı sistemine sahip olmalı.
- Mobil uygulama için telefonda fazlaca yer kaplamamalı, ön belleği gereksiz yere doldurmamalı.
- Güvenli olmalı, virüslere karşı koruma sağlamalıdır.
- Veri güvenliği mutlaka korunmalıdır.
İyi bir okul yönetim sistemi tasarruf sağlar. Bir kişinin, birden fazla işi kısa bir sürede bitirebilmesi kullanılan okul yönetim sisteminin iş gücü ve zaman tasarrufudur. Eğer okulda görevli olan idarî personel ve öğretmende aynı program varsa iletişim kolayca sağlanır, yapılan çalışmayı iletmek için kağıt baskıya gerek kalmaz. Bu da kağıt ve mürekkepten iktisat sağlar.
Masaüstü Okul Yönetim Sistemlerinin Dezavantajları
Okul yönetim sistemleri genelde masaüstü programlarıdır. Bu tür programlar pek çok bakımdan işlevsel olsalar da bazı dezavantajlara sahiptirler.
Okul yönetim sistemleri bilgisayara kurulur, sabit kalır. Kullanıcı masabaşında çalışmak zorundadır. Oluşturulan program ya da düzenlenen evrak, ilgili kişilere ulaştırılmak için kağıda dökülmelidir. Ayrıca programda bir düzeltme yapılacaksa tüm işlemler yeniden yapılmalıdır ve yine baskı işlemi gerçekleşmelidir.
Masaüstü programlarının en önemli dezavantajı hareket kabiliyetinin sınırlı olmasıdır. Okul gibi pek çok değişkenin bir arada bulunduğu, anlık program yapılmasının elzem olduğu kurumlarda sabit bir program işlevsizdir. Anlık düzenlemelere karşı olumlu tepki veremeyen bir okul sistemi, idarî personelin daha fazla emek harcamasına neden olur.
Masaüstü okul yönetim sistemlerinin bir diğer ve belki de güvenlik, iş yükü açısından en zorlayıcı olanı virüs tehlikesidir. Okullarda sınav, programlar gibi belgeler için genelde USB kullanılır. En iyi virüs tarayıcısı dahi bu kadar sık veri girdisinin olduğu bilgisayarı korumakta zorlanacaktır. Virüsün bilgisayara girmesi demek, okul yönetim sistemi dahil tüm programların sıfırlanması anlamına gelmektedir.
Her virüs bilgisayarın temizlenmesi ya da programı silinmesi ile giderilmez. Bazı virüsler veri güvenliğini tehdit eder. Bu durumda masaüstü okul yönetim bilgi sisteminde bulunan öğrenci ve öğretmen bilgileri erişime açılır.
Tüm bu olumsuzlukların temel nedeni yönetim sisteminin masaüstünde olmasıdır.
iOkul Okul Yönetim Panelinin Yenilikleri
iOkul okul yönetim panelinin en önemli özelliği masaüstü değil mobil uygulama olmasıdır. Mobil uygulama şu avantajları sağlamaktadır:
- Veri Güvenliği: iOkul yönetim sistemi mobil uygulama olması bakımından %100 veri güvenliği sağlamaktadır.
- Anlık değişim: iOkul yönetim sistemi anlık değişimlere uyum sağlamanızı kolaylaştırılır. Masaüstü uygulamalarının aksine hantal olmaması ve cep telefonu ile program değişikliğine imkan tanıması en önemli özelliğidir.
- İletişim Ağı: iOkul yönetim sistemi hem öğretmen hem de idarî kanatta bulunur. Öğretmenler, anlık olarak bildirim alabilir, idare tarafından yapılan değişiklikler öğretmenler tarafından görülür.
- Tasarruf: iOkul yönetim sistemi bir iletişim ağı kurduğu için kağıttan ve mürekkepten tasarruf ettirilir. Bir ders ya da sınav programının birden fazla revize edildiği düşünüldüğünde iOkul yönetim sistemi, okul bütçesine ciddi ölçüde iktisat sağlar.
