Okul Yönetim Sistemi Nedir?

Okul yönetim sistemi, okulların idaresini kolaylaştıran teknolojilerin genel adıdır. Okul içi ve dışı iletişim, ders programı oluşturmak, yoklama, öğrenci takibi gibi temel modüller bulunur. Bu temel modüllerin yanı sıra sadece iOkul'da bulunan Akıllı Tahta Kilit sistemi gibi teknolojiler de geliştirilebilir.  Okul yönetim yazılımı olarak da adlandırılan bu sistemler, eğitim teknolojileri adı verilen bir bilişim alanını ürünleridir.

En çok tanınan ve bilinen okul yönetim sistemi ya da okul yönetim programı e-okul yazılımıdır. e-Okul, tüm okullarda uygulanan, yoklama, öğrenci etkinliği, ders durumu gibi genel bilgileri MEB bünyesinde toplayıp bilgi paylaşımını sağlayan sistemdir. iOkul Eğitim Teknolojileri tarafından geliştirilen okul yönetim sistemi ise okula özedir ancak her okul yönetim bilgi sisteminde olması gerektiği gibi e-okul'a entegre olarak çalışır.

Okul Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar?

Okul yönetim sistemleri ne işe yarar sorusu, ilgili yazılımın özelliklerine bağlıdır. Bu nedenle soruya iOkul Okul Yönetim sistemi üzerinden cevaplamak daha gerekir.

iOkul Okul Yönetim Sistemi, bir okul idaresi için gerekli tüm işlemleri hızlı, kolay ve hatasız bir şekilde yapmaktadır. Ders dağıtımı, yoklama almak ve bunları e-okul'a aktarmak, öğrenci etkinliklerinin kaydedilmesi, uzaktan eğitim, servis takibi gibi bir okulun tüm ihtiyacına cevap verecek şekilde tasarlanmıştır.

iOkul yönetim bilgi sistemi, modüller aracılığıyla gelişir. Okul yönetim programındaki bu modüller geliştirilebilir olduğu için tüm ihtiyaçlara karşılık verecek bir alt yapıya sahiptir.

iOkul yönetim sistemi ile şu işlemler yapılabilir:

• Öğretmen, bir dakikadan daha az bir sürede tek bir tıkla yoklamayı alabilir.
• Derste olmayan öğrencinin velisine, idarenin de bilgisi ile anlık olarak bildirim gider. Normal şartlarda bir personel ile yapılacak bir iş, sadece öğretmenin yoklama almasıyla tamamlanır.

• Online ortamda, tüm okula yapılacak sınav planı hızlı bir şekilde düzenlenir. Özellikle kelebek sistem gibi değişkeni çok olan ve okuldaki öğrenci nüfusuna bağlı olarak hazırlanma zorluğu artan sınav tipleri, iOkul Sınav Planlama modülü sayesinde kolayca hazırlanır.
• Ders dağıtım programı ve buna bağlı olarak nöbet sistemi kolayca oluşturulur. Program, hazırlayan kişinin yanlış veri girmesini engelleyen parametreler ile dizayn edilmiştir. Bu bakımdan, ders programlarında çakışma olmaz, boş ders gibi sorunlar ortaya çıkmaz.
• Ders ve nöbet programlarının takibi mobil uygulama üzerinden yapılır. Böylece idarî kadronun kontrol için harcayacağı efor düşer.
• iOkul mesajlaşma modülü, kayıtlı olan herkes için bir iletişim kanalıdır. Burada veli, öğrenci ve idarî kadro ister toplu şekilde ister bireysel şekilde mesajlaşabilir, birbirine dosya gönderebilir. Tüm bunlara ek olarak, mesajlaşma sırasında kişilerin telefon numarası gizli tutulur. Böylece tüm okul özel bilgilerini paylaşmak zorunda kalmadan irtibat halinde olur.

• iOkul akıllı tahta modülü, tek bir tıkla tüm okuldaki akıllı tahtaların açılmasını ya da kapanmasını sağlar. Ek olarak akıllı tahtadan tüm okula duyuru yapmak mümkündür. Hiçbir okul yönetim sisteminde böyle bir özellik yoktur. iOkul, akıllı tahtaları kontrol eden tek okul yönetim sistemidir.
• Öğretmen, davranış puanı verebilir. Velilere, davranış notu bildirisi eş zamanlı olarak gider.
• Okul, yemekli ise yemek listesine iOkul üzerinden ulaşabilir, mobil uygulamadan da listeyi kontrol edebilirsiniz.
• Yoklama modülünün önemli bir parçası faaliyet kısmıdır. Faaliyet, öğrenci ders esnasında faaliyette ise bu şekilde işaretlenmesini sağlar. Bu şekilde yok yazılması engellenir. Ayrıca, faaliyette olan öğrencilerin idare tarafından kontrolü daha kolay sağlanır.

iOkul Okul Yönetim Sistemi hem Mobil Uygulamaya hem de Web Modülüne Sahiptir

Bir okul yönetim yazılımının sadece tek bir platform üzerinden kontrol edilmesi, dinamizmi engelleyecektir. Okul yönetimi, statik değil dinamik bir süreçtir ve pek çok değişkene aynı anda sahiptir. Sağlıklı bir okul yönetimi, birden fazla platformdan yapılmalıdır. iOkul mobil uygulama bu bakımdan önemlidir.

iOkul okul yönetim yazılımında, bilgisayar üzerinden yani web modülünde yapılan tüm işlemler mobil uygulama üzerinden de yapılabilir. Örneğin ders programı hazırlama gibi zamanlı ve okulun işleyişi için elzem olan işlerde, web sayfası üzerinde yarım kalan bir çalışmaya mobil uygulama üzerinden devam edilebilir. Bunun yanında, mobil uygulamanın kontrol işlevi de bulunmaktadır.

Okul yönetiminin temel taşlarından olan denetim, idarî kadronun sürekli okul içinde bulunmasını, teftiş turları atmasını gerektirir. Ancak, iOkul okul yönetim sistemi içinde bulunan pek çok modül, idarî kadro için bu zorunluluğu ortadan kaldırır. Örneğin Akıllı Tahta Modülü sayesinde tüm akıllı tahtalar kontrol edilebilir, hem mobil hem de web sayfası üzerinden hangi tahtaların açık hangilerinin kapalı olduğu görülebilir. Bu da, ciddi bir zaman kazanımı sağlar.

iOkul yönetim sisteminin mobil uygulamasının diğer avantajları şu şekildedir:

• iOkul dışında herhangi bir platforma girmeden ve en önemlisi telefon numarası verilmeden tüm okul iletişim halindedir.
• İdare, öğretmene yoklama hatırlatmayı otomatik olarak yapabilir. Öğretmene tek bir bildirim gider. Ders bölünmeden, öğretmen ve idare haberleşmiş olur.
• Web sayfasında yapılan ve yarım kalan/biten tüm işler nasıl bırakılmışsa o şekilde mobil uygulamada da görülür.
• Veliler aranmadan sadece bir bildirim ile  onlara öğrencinin okulda olup olmadığı bildirilir. Yoklama modülünde, ayrıca, öğrencinin geç kaldığı ya da olmadığı dersler de kayıt altına alınır. Bu veriler, istenirse e-okula direkt olarak gönderilebilir.
• Veli, öğrencinin durumu ile ilgili anlık olarak bilgi alır.
• Ödevlendirme, mobil uygulama üzerinden velilere de gönderilir. Böylece öğrencinin görev ve sorumluluklarını yerine getirecek ortamın sağlanması amaçlanır.

iOkul yönetim sistemleri, kendi geliştiren ve çağın şartlarına göre adapte olabilen bir yapıya sahiptir. Bu nedenle okulların dinamizmine uyumlu en iyi okul yönetim sistemlerinden birisi de iOkul yönetim yazılımıdır.